Il raggiungimento degli obiettivi prefissati e dei livelli di produttività auspicati è collegato direttamente all’impegno dei dipendenti e, in quest’ottica, l’azienda deve essere in grado di creare un clima lavorativo sano e trasparente così da migliorare la soddisfazione del capitale umano e la lealtà nei confronti del management.
In questo contesto, quindi, è fondamentale che ai dipendenti venga corrisposto non solo un giusto salario ma anche i rimborsi per quelle spese affrontate dagli stessi che devono essere riconosciute sulla base di una rendicontazione periodica che comunemente prende il nome di nota spese.
Questo documento è prioritario e deve essere compilato nel migliore dei modi al fine di evitare discrepanze tra quanto rilevato dal personale e dal reparto delle Risorse Umane, scongiurando il rischio di controversie e problemi che ricadono inevitabilmente sull’andamento societario.
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Cos’è e come si scrive la nota spese
La nota spese è un documento che descrive le spese sostenute da una persona o da un’azienda in un determinato periodo di tempo ed è essenziale per la rendicontazione finanziaria. Di solito, include informazioni come la data della spesa, la descrizione dell’articolo o del servizio acquistato, il prezzo e la forma di pagamento. In alcuni casi, può essere richiesto di allegare le ricevute o i documenti fiscali per dimostrare che le spese sono state effettivamente sostenute.
In particolare la nota spese viene compilata quando un dipendente viaggia per lavoro e deve sostenere degli esborsi economici per il pernottamento, il trasporto e i pasti. In questo caso, deve essere compilata al ritorno dal viaggio e presentata all’azienda per essere rimborsata.
Anche i liberi professionisti e gli imprenditori possono utilizzarla per tenere traccia delle spese sostenute per la propria attività e per la dichiarazione dei redditi. In questo caso, le spese devono essere documentate e giustificate con ricevute fiscali e scontrini.
La nota spese può essere scritta in diversi modi, a seconda delle esigenze e delle richieste specifiche dell’azienda o dell’organizzazione per la quale si sta compilando. In generale, è consigliabile utilizzare un modello standardizzato, in modo da avere un documento completo e ordinato
In generale, dovrebbe includere le seguenti informazioni:
- Nome e riferimenti dell’azienda
- Dati del dipendente: anagrafica, posizione lavorativa, etc.
- Data della spesa: il giorno in cui è stata effettuata la spesa.
- Descrizione della spesa: una breve descrizione dell’articolo o del servizio acquistato.
- Importo: l’ammontare della spesa.
- Forma di pagamento: il metodo utilizzato per pagare la spesa (contanti, carta di credito, assegno, ecc.).
Come accennato in precedenza, spesso viene richiesto di allegare al documento gli scontrini o le ricevute fiscali per verificare l’effettiva spesa sostenuta dai dipendenti.
Perché digitalizzare la nota spese
Per velocizzare e semplificare la rendicontazione degli esborsi sostenuti dai dipendenti, sempre più aziende stanno digitalizzando questa attività, implementando software dedicati alla gestione delle spese che stanno sostituendo l’uso della carta che, nel recente passato, ha portato sovente a dimenticanze, errori di rendicontazione e controversie con l’azienda.
Attraverso questi strumenti digitali, infatti, si può tenere traccia in tempo reale di tutte le spese che possono essere inserite istantaneamente e verificati dall’amministrazione per approvare e procedere al rimborso, analizzando tutta la documentazione tramite app o computer in modo semplice e intuitivo. Inoltre un software dedicato alla nota spese, permette di allegare report e commenti sulle spese effettuate, e di utilizzare filtri specifici (suddivisi per singolo dipendente, team e progetto) per tenere sotto controllo i flussi in uscita e intervenire nel migliore dei modi per ridurre i costi e valutare le performance finanziarie.
Infine, attivando il servizio di notifica, le Risorse Umane verranno avvertite ogni qual volta venisse richiesto un rimborso e d’altra parte i dipendenti saranno messi a conoscenza dell’accettazione e dell’eventuale rifiuto, con la possibilità di inserire le motivazioni collegate.
